Objetivos

• Analizar la administración proactiva como elemento fundamental para prevenir posibles contingencias.

¿Alguna vez has viajado? ¿Cómo te preparaste para los posibles problemas que se te pudieran presentar? A continuación analizarás el caso de Sebastián y cómo se preparó para su viaje.

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En el caso de Sebastián se pueden apreciar dos formas de atender los problemas: una proactiva y otra reactiva. En esta clase analizarás que en la administración de recursos humanos también se dan estas dos variantes a la hora de tomar decisiones ante los posibles conflictos, revísalas a continuación.

1. Administración proactiva y reactiva de recursos humanos

En la clase anterior pudiste analizar qué es la administración de recursos humanos y cuáles son sus objetivos y funciones. Ahora, para comenzar a ver esta clase repasarás qué es la administración de recursos humanos, ¿lo recuerdas? Según Dessler (2009) la administración de recursos humanos es el proceso de contratar, capacitar, evaluar y remunerar a los empleados. Tiene cinco funciones:

Existen dos variantes de la administración de recursos humanos de acuerdo a cómo se toman decisiones ante posibles problemas o contingencias dentro del mismo. Estas son administración proactiva y reactiva.

1.1. Administración proactiva

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  La administración proactiva se refiere a los planes anticipados que se tienen en caso de que surja alguna contingencia dentro de una organización.

Un ejemplo de administración proactiva sería el siguiente:

Una empresa de 50 miembros que se encuentra en quiebra acaba de ser comprada por un grupo de inversionistas que implementarán un plan de austeridad para tratar de sacar a la compañía adelante, esto implica disminuir de manera significativa los sueldos y eliminar 10 puestos de trabajo. Como iniciativa se tomó la decisión de realizar el reclutamiento de 25 personas, previniendo las posibles renuncias de la mitad de los integrantes de la empresa.

Anticiparse a los problemas no es tan fácil como suena, por lo tanto debes conocer acerca de la planeación estratégica.

Cuando se habla de planeación estratégica se hace referencia a los planes que toda organización tiene para ajustar sus fortalezas y debilidades a las amenazas internas y externas de la misma, y como herramienta para realizar la planeación se utiliza el FODA.

La matriz FODA es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a cualquier situación, individuo o producto, tiene como objetivo desarrollar un plan que considere todos los factores internos y externos que permitan mejorar las fortalezas y oportunidades, así como eliminar las debilidades y amenazas.

En el caso de la planeación estratégica se analiza a la organización en estos cuatro aspectos:

A continuación se describe cada uno de los elementos del FODA:

• Fortalezas +
• Se refiere a las capacidades con las que cuenta la empresa o institución, y que le permiten tener una posición líder frente a la competencia, éstas pueden ser las habilidades que se poseen o las actividades que se desarrollan positivamente.
• Debilidades +
• Se refiere a los elementos internos que provocan una posición desfavorable frente a la competencia y que constituyen barreras para lograr la correcta gestión de la organización, pueden ser recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen o actividades que no se desarrollan adecuadamente.
• Oportunidades +
• Son los factores positivos que se generan en el entorno donde actúa la organización y se deben identificar para generar ventajas competitivas.
• Amenazas +
• Son situaciones negativas externas a la organización que llegan a atentar contra los objetivos e incluso contra la permanencia de la organización, por lo que se debe generar una estrategia adecuada para poder dominarlas.

1.2. Administración reactiva

Lo ideal en una organización es la administración proactiva, sin embargo, la mayoría de las decisiones en las empresas e instituciones se realizan de forma reactiva.

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• La administración reactiva es la que espera a que surja un problema para poder buscar la solución al mismo, no se anticipa a la búsqueda de soluciones por lo que se considera como no funcional, ya que puede afectar la productividad de la organización.

Un ejemplo de administración reactiva es el siguiente:

Una empresa pronostica un aumento en la producción de materiales por una posible venta con un cliente potencial a un 98 % de que se cierre el trato, por lo que solicita al departamento de Recursos Humanos aumentar el capital humano. Al cerrar el trato de venta, el departamento no había realizado la labor de reclutamiento y selección indicando que, como el trato no era seguro, no se realizó la contratación. Actualmente se corre el riesgo de no cumplir con el pedido por falta de personal.

Una técnica recomendada para la solución de problemas y toma de decisiones es el análisis de causa-efecto del profesor Kaoru Ishikawa, que consiste en la identificación de las causas de un problema y la obtención de posibles soluciones, todo esto representado en un diagrama.

El diagrama de Ishikawa es una técnica que ayuda a tomar decisiones para la resolución de un conflicto, ya que se analiza la causa y los efectos del mismo e incluye a los afectados en la búsqueda de soluciones. El procedimiento para su elaboración es el siguiente:

• Paso Nombre Descripción
• 1 Formación del grupo de trabajo Se recomienda que se integren algunos expertos como asesores y los involucrados en el problema.
• 2 Planteamiento del problema Se especifica de manera clara y concisa el problema, se busca eliminar la tensión inicial y estimular la confianza entre los participantes.
• 3 Identificación de posibles causas Se realiza lluvia de ideas para identificar las causas del problema.
• 4 Agrupación de las causas y categorización Se clasifican las causas por categorías y se identifican las causas controlables e incontrolables, así como las observables e inobservables. Las categorías son: método, máquina, medida, mano de obra, medio ambiente y material.
• 5 Construcción del diagrama Se agrupan jerárquicamente: de las causas mayores a las menores.
• 6 Determinación de las causas con mayor impacto o probabilidad Se identifican las tres causas más probables, dependiendo el impacto de las mismas.
• 7 Elaboración de propuestas de solución Los integrantes del grupo desarrollan propuestas de soluciones para poder tomar decisiones al respecto.

Para que sea más claro el procedimiento analizarás un ejemplo donde se realizó un análisis de causa-efecto:

En una empresa dedicada al ensamble de giro automotriz surge un problema en el cual los empleados tienen que trabajar horas extras y los empleados refieren que no han tenido oportunidad de descansar, motivo por el cual no han cumplido con la meta por lo que el director convocó a una junta con los involucrados.

• Paso 1: Formación del grupo de trabajo
• 1. En la junta se reúnen:
  a) Jefe de recursos humanos
  b) Jefe de planta
  c) Representante de los empleados
  d) Director

• Paso 2: Planteamiento del problema
• 2. Se identifican cuáles son las problemáticas desde la perspectiva de los empleados y la organización:
  a) Empleados cansados
  b) Incumplimiento de metas

• Paso 3: Identificación de posibles causas
• 3. Entre todos mencionan las posibles causas de estos problemas:
  a) Falta de personal en el área de producción
  b) Mala organización en las tareas a realizar
  c) Empleados no capacitados
  d) Incremento en las ventas

• Paso 4: Agrupación de las causas y categorización
• 4. En un diagrama de Ishikawa las causas se deben agrupar en:
  a) Método, ¿los procedimientos están definidos y estandarizados?
  b) Máquina, ¿funciona la maquinaria?, ¿se le da mantenimiento periódico?
  c) Medida, ¿están definidas las características que se deben cumplir?
  d) Mano de obra, ¿los empleados conocen su trabajo?, ¿están capacitados?
  c) Medio ambiente, ¿existen procesos que dependen de las condiciones externas?
  d) Material, ¿se cuenta con la materia prima adecuada?

• Paso 5: Construcción del diagrama
• 5. Se identifican las causas de mayor a menor relevancia:
  a) Problemas de comunicación efectiva del jefe de planta con recursos humanos (no informaba aumentos en la producción y el departamento de recursos humanos no hacía una correcta identificación de las necesidades de la empresa)
  b) Falta de personal
  c) Poca capacitación
  d) Mala distribución de las tareas a realizar
  

• Paso 6: Determinación de las causas con mayor impacto o probabilidad
• La causa de mayor impacto fue la falta de comunicación entre producción y recursos humanos, ya que tanto recursos humanos no identificaba los problemas en el área de producción, como producción no informaba dichos problemas (falta de personal y capacitación).

• Paso 7: Elaboración de propuestas de solución
• Elaboración de propuestas de solución. Como propuesta de solución se determinó realizar las siguientes actividades:
  a) Junta mensual donde cada departamento presente sus resultados de mejora hacia los objetivos de la compañía con el fin de mejorar la comunicación
  b) Contratar más capital humano e identificar si el número de personal corresponde con las necesidades de la compañía
  c) Incrementar el número de horas de capacitación por empleado
  d) Rotar días de descanso para que todos tengan la oportunidad de descansar

En este ejemplo pudiste examinar la importancia de utilizar una herramienta de análisis de causa-efecto para solucionar problemas en la organización. Recuerda que una administración reactiva es como la del ejemplo que acabas de revisar, resuelve problemas hasta que éstos se presentan.

2. La ética profesional en el área de recursos humanos

Además de buscar una administración proactiva de recursos humanos, también es muy importante que dentro del departamento se labore bajo un código ético, puesto que se trabaja con el capital humano en el cual serán los valores y principios los que rijan su conducta en la organización.

A continuación se analizará la definición de ética según Dessler (2009):

• Ética
• Son los principios de conducta que gobiernan a un individuo o a un grupo de manera específica, o las normas que usted utiliza para decidir cuál debe ser su conducta.

Dentro de las organizaciones existe un código de ética, el cual se refiere a las normas que el patrón espera que sus empleados cumplan.

Algunas de las preguntas que responderían a conductas éticas podrían ser las siguientes:

• ¿Esto es ilegal?
• ¿Es esto justo para el empleado, o para la empresa?

La ética se basa en valores básicos tales como la honestidad, la responsabilidad y la justicia. A continuación se expone un ejemplo de honestidad:

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En el departamento de Recursos Humanos se pueden presentar faltas al código de ética, un ejemplo puede ser que se reciba algún soborno con la finalidad de agilizar trámites o de solicitar puestos vacantes, dejando de lado la contratación de la persona más preparada para el puesto.

2.1. Factores que determinan la conducta ética

Es de suma importancia conocer los factores que podrían llegar a influir en el actuar del capital humano, ya que son situaciones que podrían motivar a un cambio en la manera de cumplir su trabajo.

• Factores individuales
• Son las conductas que un empleado tiene y por lo tanto las lleva a su trabajo siendo parte de ellos la historia de vidas y sus valores adquiridos en edad temprana.
  
  Una falta de ética por factor individual puede ser el autoengaño, ya que a veces la persona no reconoce sus errores por el temor a ser removido de su puesto.

• Factores organizacionales
• En estos factores se observa la influencia de jerarquías superiores de manera inconsciente o consciente con la finalidad de sacar las metas y objetivos de la empresa.
  
  Una conducta antiética determinada por factores organizacionales puede ser, por ejemplo, cuando en el departamento de ventas se busca persuadir a algún empleado de la competencia para que proporcione la lista de clientes y así ofrecer los productos y servicios de la empresa donde labora.

Para buscar la manera de disminuir estos factores es necesario que se desarrolle una cultura organizacional que busque desarrollar e infundir en sus empleados el código ético de la empresa, refiriéndose a los valores y tradiciones de la misma y que se informe a todos los colaboradores cuál es el código de ética.

La siguiente autoevaluación te permitirá comprobar si lo visto en la clase quedó claro. ¿Estás listo?

¿Recuerdas el caso de Sebastián? ¿Cuál fue la administración proactiva y cuál la reactiva en su caso?

Es de suma importancia en la vida laboral incluir estos aspectos de la administración para convertirte en un profesional que aporte a la organización una planeación más funcional a beneficio de la misma.

En cuanto a la ética profesional, si te diriges con una buena conducta basada en los valores universales, como el respeto o la honestidad, es más probable que seas una pieza importante de la organización donde laboras, ya que serías parte de un capital humano apreciado y valorado en la misma.

Ejercicio

Instrucciones: Recuerda uno de tus últimos viajes y de qué tipo fueron las decisiones que tomaste antes de emprenderlo. ¿Fueron proactivas o reactivas? ¿Por qué?