Selección del capital humano

Clase 3

Análisis y diseño de puestos

Objetivos

Objetivos

  • Considerar las funciones de un puesto en una organización para su descripción y análisis.

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¿Algunas vez te has preguntado qué es un puesto? ¿Quién determina las funciones y requerimientos de un puesto? Revisa el caso de Marlene en su nuevo trabajo.

CNCI Virtual Multimedia El nuevo trabajo de Marlene

¿Qué provocaba la ineficiencia de Marlene? ¿Qué información debieron tener las personas que la contrataron?

En la clase de hoy revisarás qué es un puesto y cómo se determinan las funciones y habilidades que se requieren para éste.

Conoce

1. Concepto de análisis de puesto y su necesidad en la organización

Para comenzar a revisar esta clase primero es importante delimitar qué es un puesto. Un puesto de acuerdo a Chiavenato (2005, p. 203) es un conjunto de funciones (tareas u obligaciones) con una posición definida en la organización, la cual especifica las relaciones entre un puesto y los demás.

La realización de un análisis de puesto es primordial en una organización pero ¿qué es un análisis de puesto? A continuación conocerás el concepto de análisis de puestos de acuerdo a Dessler (2009, p.125).

CNCI Virtual Multimedia Análisis de puesto


  • El análisis de puesto es el procedimiento para establecer las obligaciones y habilidades que requiere un puesto, así como el tipo de persona que se debe contratar.

Para profundizar en la definición es necesario resaltar lo siguiente:

  • El realizar el análisis de puestos es una actividad que deben cubrir todas las organizaciones para que el personal sea eficiente al momento de realizar sus funciones y tareas.
  • Deberá elaborarse de acuerdo a las necesidades del giro de la empresa, en el caso de Marlene lo ideal hubiera sido contratar a una secretaria contador.
  • Al momento de seleccionar un candidato se debe tomar en cuenta aspectos importantes para el puesto tales como la experiencia, habilidades y grado de especialización de los candidatos a cubrir el puesto.

1.1. Técnicas para el análisis del puesto

Para realizar un análisis de puestos se utilizan diferentes técnicas de recolección de datos. A continuación se detallan las más utilizadas. A la persona que realiza un análisis de puestos se le conoce como analista de puestos.

1.2. Procedimiento para elaborar un análisis de puestos

Antes de comenzar a recabar la información es de suma importancia conocer toda la estructura de la organización, sus procesos y funciones, así como el organigrama (jerarquías y departamentos).

rollover Organigrama

Werther (2008, p. 93) explica los pasos para obtener la información.

1. Identificación del puesto. Se debe reunir toda la información: Nombre del puesto
Departamento al que pertenece
Jefe inmediato

En el siguiente ejemplo se muestra la identificación del puesto de auxiliar administrativo en un análisis de puestos:

  • Nombre del puesto Departamento al que pertenece Jefe inmediato
  • Auxiliar administrativo Administración Coordinador Administrativo

2. Desarrollo del cuestionario. Formularlo con base a las siguientes características: Aptitudes intelectuales y físicas
Experiencia
Responsabilidades

3. Aplicación del cuestionario y complementarlo con: Entrevistas
Entrevistas de grupos
Observación

2. Descripción de puestos

Después de realizar el análisis de puesto, el siguiente paso es elaborar la descripción de éste. Analizaremos el concepto de Werther (2008, p. 99):

CNCI Virtual Multimedia Descripción de puestos


  • La descripción de puestos consiste en una declaración por escrito en donde se explican las responsabilidades y condiciones de trabajo de un puesto.

Cuando se habla de responsabilidades se trata de las actividades del puesto, cómo se hace y para qué, en cuanto a las condiciones del trabajo se refiere a los horarios, si son variables o fijos de acuerdo a las necesidades de la empresa, también es importante indicar si es necesario viajar o realizar cambio de residencia.

2.1. Diferencia entre un análisis de puestos y descripción de puestos

Seguramente en este momento te estarás preguntando ¿qué tienen de diferente un análisis de puesto y una descripción de puestos? Lo que hace la diferencia es que en el análisis se realiza con la finalidad de resaltar las habilidades y obligaciones que deberá tener el candidato que aspire a postularse para ese puesto, mientras que la descripción se refiere a la parte operativa del puesto en la cual se detallan las actividades o tareas que deben cumplir, es decir, el cómo se hace y para qué.

  • Análisis de puesto Descripción de puesto
  • Se resaltan las habilidades y obligaciones que deberá tener el candidato que aspire a postularse a ese puesto. Se detallan las actividades o tareas que se deben cumplir: ¿qué se hace? ¿para qué se hace?

La relación que existe en los dos conceptos es encontrar el equilibrio para que el candidato cumpla con el resultado del análisis basándose en las habilidades que tiene para ocupar el cargo y cuente con la experiencia para saber realizar las funciones arrojadas en la descripción del puesto.

El siguiente es un ejemplo del análisis y la descripción de puesto:

Chiavenato, I. (2005). Administración de recursos humanos. México: Mc Graw-Hill, p. 230

Como pudiste observar la descripción de puesto contiene las funciones propias del puesto mientras que el análisis se refiere a los requisitos, responsabilidades y condiciones de éste.

2.2. Elementos básicos de una descripción de puestos

A continuación se muestran los elementos que toda descripción de puestos debe tener:

  • Código
  • Identificar a que departamento pertenece.
    Si es sindicalizado o no (si pertenece al sindicato).
  • Identificación
  • Describir claramente las tareas del puesto.
    La descripción de puestos permite verificar y constatar la calidad del desempeño del capital humano y otorgar una retroalimentación del mismo en caso de ser necesario.
  • Fecha
  • Escribir la fecha en todos los formatos; permite conocer cuándo se actualizó por última vez, para verificar cambios como aumento de tareas o disminución de las mismas.

¿Recuerdas el ejemplo de descripción de puestos? ¿Qué elemento le faltaba?

3. Definición y técnicas del rediseño de puestos

Además de la realización de análisis y descripciones de puestos, es función de la administración de recursos humanos elaborar, en conjunto con el área operativa, rediseños de puestos.

  • Rediseño de puestos
  • Consiste en volver a diseñar el contenido del puesto, los métodos de trabajo y las relaciones con los demás puestos con el fin de satisfacer las necesidades organizacionales y personales del ocupante.

Esta idea de rediseñar puestos surgió para aumentar la productividad del capital humano buscando una ganancia unilateral donde sea ganar–ganar.

Se utilizan las siguientes técnicas:

  • Bajo nivel de especialización
  • Se realiza una simplificación del puesto donde se eliminan las actividades innecesarias, la desventaja de simplificar el puesto es que se vuele rutinario, esto puede llegar a provocar errores y que el capital humano tienda a distraerse.

Un ejemplo de bajo nivel de especialización sería el siguiente:

En una empresa de cilindros un empleado marcaba con colores los cilindros con buena, media y mala calidad, ahora sólo selecciona los que traen alguna falla lo que hace que su trabajo sea monótono y al aburrirse el empleado provoca errores.

  • Alto nivel de especialización
  • Se busca adjuntar una serie de técnicas para mejorar el estado anímico del empleado, ya que estos trabajos no ofrecen oportunidades de autorrealización, reconocimiento o cualquier fuente de satisfacción laboral.

Un ejemplo de alto nivel de especialización sería el siguiente:

Un auxiliar contable labora en el departamento de contabilidad teniendo una función muy rutinaria por lo que, para desarrollar su aprendizaje y motivarlo se le pide que apoye al departamento de recursos humanos en el área de nóminas.

Como pudiste revisar, en algunos casos es importante eliminar tareas para simplificar las funciones; sin embargo, en otras es necesario aumentar las tareas para que el trabajo sea retador y se desarrollen las personas.

3.1. Técnicas complementarias para un alto nivel de especialización

Para lograr un alto nivel de especialización, existen algunas técnicas que al hacerlas se compensa el trabajo y se otorga un reconocimiento y crecimiento laboral.

3.2. Caso práctico: Diseño de un análisis y descripción de puestos

Retomando el caso de Marlene, a continuación un ejemplo en este caso práctico.

Como pudiste observar al revisar el análisis y la descripción de puestos, es más clara la información de un puesto (funciones, habilidades, requisitos) cuando se ha plasmado en un documento.

¿Estuviste atento a lo que se vio hoy? Demuéstralo con la siguiente autoevaluación.

Relaciona

¿Recuerdas a Marlene? Observa qué pasó con ella después.

CNCI Virtual Multimedia ¿Qué pasó con Marlene?

Como pudiste observar las consecuencias de no contar con el análisis y la descripción de puestos fue que se contrató a una persona que no cumplía con las necesidades del mismo. Es por eso la importancia del análisis y la descripción de puestos.

Aplica

Actividad A2-C3

Instrucciones: Identifica un puesto de una organización que conozcas, ya sea porque formaste parte de esa empresa o porque hayas tenido relación con él.

a) En un formato Word escribe lo siguiente:

  1. Definir nombre del puesto.
  2. Identificar a cuál departamento pertenece.
  3. Mencionar a quién le reporta.
  4. Escribir una descripción general del puesto.
  5. Mencionar las funciones específicas (descripción específica).
  6. Escribir los requisitos intelectuales, responsabilidades y condiciones de trabajo (análisis de puesto).

b) Estructura la información que acabas de escribir en títulos y subtítulos para que tenga una buena presentación y envía el documento de acuerdo a las indicaciones del tutor.

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