Objetivos

• Elaborar un reporte de análisis de un plan de capacitación para asegurar que se cumplen con todos los elementos necesarios para su implementación.

En la clase anterior revisaste la importancia de la capacitación en las organizaciones, pero ¿cómo se lleva a cabo una capacitación?

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• En una fábrica de empaques se identificó que los gastos en material y maquinaria estaban incrementando constantemente porque las máquinas se descomponían fácilmente y había mucho material que se tiraba.
  
  Juan, jefe de producción, decidió que su mejor supervisor, Agustín (el que no llegaba tarde y siempre cumplía con las metas), debía capacitar a los empleados.
  
  Agustín eligió a cinco de los empleados de nuevo ingreso y les leyó el manual de uso de la maquinaria. Al final, entregó un reporte de lo leído a Juan.

¿Fue correcta la manera de impartir la capacitación? ¿Cuál es el proceso correcto de una capacitación?

En esta clase analizarás qué fue lo que debió hacer Juan con sus empleados.

1. Proceso de la capacitación

En la clase anterior, revisaste la importancia de la capacitación y los diferentes tipos que existen. En ésta, analizarás el proceso que se lleva a cabo en las organizaciones para realizar la capacitación, el cual tiene la finalidad de involucrar a los empleados a las buenas prácticas dentro de la organización, para así conducirla al éxito y desarrollar un crecimiento profesional en los empleados.

Chiavenato (2007, p. 389) refiere que este proceso está formado por cuatro etapas que son las siguientes:

• Detección de necesidades de capacitación
• Planes y programas de capacitación
• Implementación de la capacitación
• Evaluación de los resultados de la capacitación

En el transcurso de la clase se explicarán cada una de las etapas.

1.1. Detección de necesidades de capacitación

Antes de llevar a cabo la capacitación en la organización es necesario realizar una detección de necesidades de capacitación.

CNCI Virtual Multimedia Detección de necesidades de capacitación (DNC)

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• La detección de necesidades de capacitación (DNC) es la primera etapa de la capacitación del personal, y consiste en realizar un diagnóstico de las necesidades de la organización en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes de sus miembros. Es el resultado de la diferencia entre el nivel de desempeño que se espera lograr y el obtenido.

Es importante saber que se deben realizar tres niveles de análisis que son los siguientes:

1. Análisis organizacional Es un estudio general de la empresa que comprende la visión, valores, metas, objetivos, hasta el estatus socioeconómico y tecnológico de la misma. Los puntos centrales de este análisis son determinar los objetivos estratégicos de la organización y la filosofía de la capacitación.

2. Análisis de los recursos humanos Consiste en asegurarse que el capital humano cubre los puestos y las necesidades de la organización; es decir, que su personal cuenta con las habilidades, conocimientos y actitudes que requiere la organización para el cumplimiento de sus objetivos.

3. Análisis de las operaciones y tareas el sistema de adquisición de habilidades Este análisis se efectúa a nivel de puesto y busca que el personal cumpla con los requisitos que exige a sus ocupantes. El análisis de puestos sirve para concretar los tipos de habilidades y conocimientos, así como los rasgos de personalidad que se requieren para desempeñar efectivamente sus puestos.

Estos análisis se realizan utilizando diferentes técnicas de diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC), en el siguiente video se revisan algunos ejemplos.

CNCI Virtual Multimedia Técnicas para la DNC

Una vez que se aplicaron las técnicas de DNC es necesario comparar lo que debería ser (el ideal de lo que debe pasar en la organización) contra lo que realmente está sucediendo, el resultado de estas diferencias será la detección de necesidades de capacitación.

Una vez que se han identificado las necesidades de capacitación, es importante señalar mediante indicadores la relevancia de éstas.

• Indicadores a priori
• Son hechos que si acontecieran crearían necesidades futuras de capacitación, por ejemplo:
  • Expansión de la empresa
  • Reducción del número de empleados
  • Cambio de métodos y procesos de trabajo

• Indicadores a posteriori
• Son los problemas provocados por falta de capacitación, por ejemplo:
  • Mala calidad de producción
  • Elevado número de accidentes
  • Exceso de quejas, faltas y rotación de personal

Estos indicadores ayudan a enumerar en orden de importancia las necesidades de capacitación que se obtuvieron por medio de las técnicas de detección.

1.2. Planes y programas de capacitación

La elaboración de planes y programas de capacitación es la segunda etapa del proceso de capacitación y se deriva de la detección de necesidades

CNCI Virtual Multimedia Planes y programas de capacitación

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• El plan de capacitación es el conjunto de acciones sistematizadas. El plan abarca a los programas de capacitación de la empresa que incluyen: el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de trabajo, etapas a seguir y elementos necesarios para la capacitación en una organización.

Se debe de trabajar de acuerdo a los siguientes puntos clave para su diseño.

Se debe plasmar en cada uno de los programas de capacitación la respuesta a estas preguntas.

A continuación se presenta un ejemplo real de un programa de capacitación en una empresa.

Es importante que los planes y programas de capacitación cuenten con todos los elementos mencionados anteriormente para facilitar su implementación, ya que es la siguiente etapa del proceso de capacitación.

1.3. Implementación de la capacitación

Es la tercera etapa del proceso de capacitación y consiste en la realización de la misma. Está formada por el binomio del aprendizaje, donde el aprendiz es la persona que recibirá conocimientos para mejorar la actividad de su trabajo, y el instructor que es la persona con la experiencia (o experta) en el tema que se impartirá.

La calidad de la implementación de las capacitaciones depende de los siguientes factores.

CNCI Virtual Multimedia Factores de implementación en un proceso de capacitación

1.4. Evaluación de los resultados de capacitación

Esta es la etapa final en la cual se realiza la valoración de los resultados obtenidos. Chiavenato (2007, p. 403) menciona que debe realizarse en los siguientes tres niveles:

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• 1. Evaluación a nivel organizacional: En la evaluación de la empresa se deben proporcionar los siguientes resultados:
  • Aumento en la eficacia organizacional
  • Mejor imagen de la empresa
  • Mejora en el clima organizacional
  • Mejora en la relaciones entre empleados y la empresa
  • Mejora en la calidad y productos

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• 2. Evaluación a nivel de recursos humanos: La evaluación de las personas que conforman la organización debe reflejar:
  • Reducción del ausentismo
  • Reducción en la rotación de personal
  • Aumento de habilidades y conocimientos de los empleados
  • Aumento en la eficiencia de los empleados
  

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• 3. Evaluación a nivel de las tareas y operaciones: Los resultados esperados son los siguientes:
  • Reducción de los accidentes
  • Mejora en la atención al cliente
  • Aumento de la productividad
  

2. El desarrollo de administradores

Los responsables del departamento de capacitación en una organización también deben implementar acciones para desarrollar administradores o gerentes.

El desarrollo de los administradores o gerencial, consiste en que el personal deberá seguir desenvolviendo las habilidades y conocimientos que utiliza para desempeñar sus actividades en el trabajo.

Dessler (2009, p. 342) define al desarrollo gerencial como cualquier intento para mejorar el desempeño actual o futuro mediante la impartición de conocimientos, cambio de actitudes y mejora de habilidades.

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• El proceso del desarrollo gerencial consiste en evaluar las necesidades estratégicas de la empresa, calificar el desempeño de los actuales gerentes y desarrollar sus habilidades y conocimientos.
  
  Estos procesos del desarrollo de administradores buscan cubrir puestos específicos de alta jerarquía como podrían ser gerentes, subdirectores y directores de las organizaciones.

Como habrás notado con las clases anteriores es de suma importancia la capacitación a todos los niveles jerárquicos dentro de la organización que brinda la oportunidad de tener un desarrollo profesional.

Por este motivo es importante que conozcas todo el proceso de la capacitación, ya que es una herramienta que lleva a la organización al cumplimientos de sus objetivos.

Es momento de reforzar lo visto en clase, selecciona la respuesta correcta. ¡Éxito!

¿Recuerdas el caso de Juan? ¿Cuál le dirías que es el proceso correcto para implementar una capacitación?

Actividad A5-C8

Instrucciones: Revisa nuevamente el documento "Plan de Capacitación" que se encuentra en el subtema 1.2. A continuación realizarás un reporte en Word al director de CIMAT (Centro de Investigación en Matemáticas) en donde le informarás los siguientes puntos.

a) Identifica si cuenta con todos los elementos de un plan y programa de capacitación, señalados a continuación e indica cada uno en el documento Word contestando las siguientes preguntas:

• ¿Qué se debe enseñar?
• ¿Quién debe aprender cuando se enseña?
• ¿Dónde se debe enseñar?
• ¿Cómo se debe enseñar?
• ¿Quién lo debe enseñar?

b) En caso de no contar con alguno de los elementos, complementa el plan de capacitación ¿qué información es necesario agregar?

Al finalizar, envía el documento de acuerdo a las indicaciones del tutor.