¿Qué haré?

Para realizar este proyecto apóyate con los siguientes temas del modulo 4 

Lee atentamente el problema y desarrolla las 5 fases del proceso de solución.

Problema

Caso Práctico: Implementación de un Sistema de Gestión de Inventarios

Contexto:
La empresa Distribuciones Farmacéuticas del Norte S.A. de C.V. decidió implementar un sistema automatizado de gestión de inventarios en sus tres principales almacenes del país, con el objetivo de reducir errores humanos, mejorar el tiempo de respuesta a los pedidos y optimizar los costos operativos.

1. Equipo de trabajo:

Se conformó un equipo multidisciplinario con las siguientes funciones:

• Líder del proyecto: Coordinación general, reportes y toma de decisiones.

• Especialista en logística: Análisis de procesos internos y adaptación del sistema.

• Técnico en TI: Instalación del software y soporte.

• Capacitador: Entrenamiento al personal de los almacenes.

• Representante de almacenes: Retroalimentación directa del personal operativo.

Este equipo trabajó durante 6 meses, dividido en tres fases: diagnóstico, implementación y capacitación.

2. Control de actividades:

Se utilizaron herramientas de gestión como cronogramas de Gantt, reuniones semanales y listas de verificación para el control de actividades. Se identificaron retrasos en la fase de capacitación, lo que llevó a una reestructuración del cronograma y a la asignación de recursos adicionales.

El equipo implementó un sistema de indicadores clave de rendimiento (KPI) como:

• Tiempo promedio de respuesta a pedidos.

• Reducción de errores en inventario.

• Nivel de satisfacción del usuario.

3. Éxito del proyecto:

Al finalizar el proyecto, se observaron los siguientes logros:

• Reducción del 25% en errores de inventario.

• Tiempo de respuesta a pedidos disminuido en un 30%.

• Aumento del 40% en la satisfacción del cliente interno.

• El sistema fue adoptado exitosamente en los tres almacenes.

El éxito se atribuyó al trabajo colaborativo, al liderazgo del jefe de proyecto y al seguimiento constante de indicadores.

4. Cierre del proyecto:

Una vez alcanzados los objetivos, se llevó a cabo una reunión de cierre donde:

• Se documentaron las lecciones aprendidas.

• Se entregaron los informes finales a la dirección general.

• Se reconoció el trabajo del equipo.

• Se desactivó formalmente el equipo de proyecto.

5. Evaluación posterior:

Tres meses después, se realizó una evaluación posterior al cierre (post-mortem) que incluyó:

• Encuestas al personal de los almacenes.

• Auditoría del desempeño del sistema.

• Revisión de KPIs comparativos antes y después del proyecto.

Se identificaron oportunidades para futuros proyectos, como mejorar los tiempos de capacitación y reforzar la comunicación entre áreas técnicas y operativas.