Beatriz Nogueira Ramírez
Estudiante de Lic. en Informática Administrativa–Universidad Virtual CNCI
Sin duda, el ejercicio de administrar documentos o archivos no es una tarea fácil, debido a la infinidad de documentación con que se trabaja en las diferentes áreas de las organizaciones, instituciones o empresas. Por ende, es necesario que el área de recursos humanos de una empresa lleve a cabo la gestión eficiente de este tipo de documentos, lo que le facilitará la búsqueda y el control de la información.
La gestión documental ha estado presente desde hace muchos años con el propósito de mejorar, dentro del área de recursos humanos, algunas funciones o actividades, como, por ejemplo, automatizar procesos, tener un fácil acceso a la información, ahorrar tiempo y costos, homologar la información y preservar los datos a largo plazo.
Sin embargo, si la gestión documental no se planifica correctamente pueden cometerse errores que desencadenen consecuencias negativas en el área trabajo.
Se puede plantear que la gestión documental nace de la archivística, pues la historia afirma que los archivos existen desde el inicio de la escritura, asociados, también, al conocimiento y a la memoria. El archivo como entidad propia surge como parte de una institución y puede ser administrativo, histórico o jurídico, pues, en ocasiones, dependiendo del contexto, se le puede atribuir un valor legal y un carácter público o privado. En el siglo XVI, España fue pionera en crear un modelo de organización de los archivos, el cual se extendió a otros países. Así, se les atribuía un gran valor a los documentos, por lo cual debían ser ordenados correctamente con el propósito de mejorar el manejo y acceso a la información.
Hoy en día, este tipo de archiveros o archivos se han globalizado y profesionalizado a través de técnicas, principios y normas. No obstante, pueden ser divididos en fases, como, por ejemplo, la elaboración del documento, que se traduce a su creación, utilidad, mantenimiento de vida y eliminación.
Además, es posible apreciar cómo la transformación digital ha innovado en la manera de trabajar y ha modificado las necesidades operativas, por lo que ha sido necesario sumarse al proceso de cambio. Una tendencia observada en los últimos años en las empresas, instituciones, organizaciones, entre otras, ha sido la gestión documental. En la actualidad, es cada vez más frecuente el uso de herramientas que ayuden a sistematizar el acceso a la información.
Por lo anterior, se entiende como gestión documental a las actividades que aplican técnicas para el manejo, la organización y planificación de los documentos recibidos o producidos en una entidad, desde el origen hasta el final de su destino, con el objetivo de conservarlos para su utilización posterior.
Ante la necesidad de realizar búsquedas puntuales de documentos, dada la magnitud de archivos que puede llegar a tener una empresa o entidad, es necesario pensar en la eficiencia y eficacia para organizarlos y, así, contribuir a la correcta clasificación, acceso, uso compartido y recuperación de documentos, entre otros aspectos que permitan una adecuada administración. Dentro de las actividades administrativas, la gestión de documentos es de suma importancia, independientemente del tamaño del área, negocio o institución.
Por ello, es posible utilizar una base de datos, almacenar archivos en la nube, entre otras funciones que, muchas veces, resultan más eficaces que los procesos tradicionales, debido a la accesibilidad para encontrar la información desde cualquier dispositivo, hora y lugar. En consecuencia, es necesario hacer uso de un sistema o una herramienta que lleve a cabo la gestión de documentos de manera más dinámica para tener un control documental, facilitar el trabajo y agilizar la recuperación de archivos cuando sea necesario.
En una empresa, una de las áreas que utiliza frecuentemente los archivos es recursos humanos, y, según Factorial HR (2022), se apoya en la gestión documental para administrar los currículums vitae, controlar el manejo de nóminas, revisar la documentación personal de los empleados, así como las bajas y altas médicas, los contratos, entre otros archivos. Por esta razón, además del gran volumen de trámites y tareas administrativas por realizar, es necesario garantizar la integridad y seguridad de los documentos. Sin duda, el mayor reto para esta área es realizar una planeación estratégica, de tal manera que lleve a cabo una administración de la documentación que se recibe, como, por ejemplo, de los procesos de auditoría, de la transparencia y el acceso a la información, la transmisión y reproducción de archivos, los procedimientos, funciones o empleados anacrónicos, así como otros trámites o procesos burocráticos que el departamento considere necesarios.
No obstante, dentro del proceso de administración de documentos se han enfrentado problemas que, de una u otra manera, condicionan la eficiencia de algunas actividades. Hay organizaciones que cuentan con un volumen excesivo de papel, sin embargo, no cuentan con el espacio adecuado, por lo cual es posible que crezca la necesidad de conceptualizar el trabajo; por esto, será necesario crear distintos métodos para diferenciar la conservación y la documentación de la información.
Sin duda, la gestión documental ayuda a resolver muchos de los problemas antes descritos, pues es “un conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con la creación, recepción, organización, almacenaje, preservación, acceso y difusión de la documentación” (Russo, 2011, p. 8).
El mayor desacierto en la gestión documental es no llevar una adecuada planificación, pues esto condicionará la efectividad de las actividades. En este sentido, otros de los errores más comunes tienen origen en la planificación, control y seguimiento, al no contar con los medios necesarios o escasas políticas de seguridad, conservar documentos que no son útiles ni se encuentran vigentes, mantener archivos duplicados y no tener una óptima accesibilidad a los de mayor uso, entre otros.
Por su parte, los desarrolladores del Sistema Akúbica (2019) consideran que para la automatización de la información y la transición de lo físico a la digitalización es necesario que las organizaciones tengan en cuenta los problemas más frecuentes en la gestión documental, como, por ejemplo, la información duplicada, las dificultades de espacio, los trabajos duplicados, la inseguridad en los datos, la poca organización en el negocio y el mal servicio al cliente.
Primeramente, es necesario conocer que el ejercicio de la información duplicada genera problemas en la organización, además de tiempo perdido y una saturación de datos. Algunos problemas de espacio son resultado de almacenar físicamente los archivos, lo que dificulta la búsqueda de la información. Igualmente, cuando hay trabajos duplicados existe la posibilidad de que los colaboradores no alcancen una buena productividad, pues no se lleva a cabo un control de lo trabajado y lo que está pendiente. Además, lo comentado provoca que los datos estén inseguros, es decir, al almacenarse de forma física, los datos confidenciales no son protegidos con algún software, lo cual puede dañar la confianza de los empleados o los clientes e incluso recibir multas o sanciones fiscales. Finalmente, un problema frecuente en las organizaciones es el tiempo de respuesta y atención, por lo cual, si se desconoce la ubicación de documentos o archivos es posible que se demore el proceso de atención, lo que puede ocasionar que se dé un mal servicio a los clientes o colaboradores. En este sentido, Factorial HR (2022) asegura que las empresas o instituciones deben implementar un software que sea capaz de gestionar archivos en el departamento de recursos humanos, con la intención de que todos los integrantes puedan tener acceso a la información necesaria. Así, con el uso de este tipo de programas se gestionará la información para que los individuos tengan un fácil acceso a ella.
Los errores y problemas de una mala gestión documental conllevan al extravío de documentos, a las pérdidas de dinero y tiempo, lo que puede generar una sanción o falta administrativa, por lo cual es importante dar prioridad a su planificación y metodología.
En lo que concierne al tema abordado, toda organización puede contar con uno o varios problemas en la gestión documental, pero es posible ofrecer soluciones o recomendaciones para evitarlos.
Sin duda, los documentos físicos o electrónicos son imprescindibles para iniciar o terminar un proceso. Además, son necesarios para tener un control de lo que se realiza en cada área, por lo cual es útil otorgar categorías a los documentos y almacenarlos, tomando en cuenta las normas o los pasos para realizar una administración correcta.
Referencias
Factorial HR. (20 de julio de 2022). Gestión Documental en Recursos Humanos para PyMEs. https://factorialhr.es/blog/gestion-documental-recursos-humanos/
Russo, P. (2011). Gestión documental en las organizaciones. Editorial UOC.
Sistemas Akúbica. (4 de noviembre de 2019). Problemas comunes en la gestión documental. https://akubica.com/problemas-comunes-en-la-gestion-documental/
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Nogueira, B. (2022). Análisis de las problemáticas en la gestión documental en recursos humanos. Sociedad e Industria CNCI. https://universidadvirtualcnci.mx/analisis-de-las-problematicas-en-la-gestion-documental-en-recursos-humanos/
